Một sự kiện thành công cần có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Họ được gọi là đội ngũ tổ chức sự kiện. Vậy Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai? Nhiệm vụ cụ thể của họ là gì? Hãy cùng tìm hiểu thêm qua bài viết sau.
Giới thiệu chung về khái niệm đội ngũ tổ chức sự kiện
Tin tức từ KJC, trong bất kỳ sự kiện nào – từ hội thảo, lễ khai mạc, triển lãm đến hòa nhạc, lễ trao giải – khán giả thường chỉ thấy một sân khấu lấp lánh, ánh đèn rực rỡ và bầu không khí sôi động . Tuy nhiên, đằng sau thành công đó là một đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp , làm việc ăn ý, nhịp nhàng để đảm bảo mọi khâu diễn ra suôn sẻ.
Đội ngũ sự kiện là một nhóm các cá nhân và phòng ban làm việc cùng nhau trong các nhiệm vụ riêng biệt, nhưng cùng hướng đến một mục tiêu chung: tổ chức một sự kiện thành công, đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự và đạt được các mục tiêu đã đề ra . Khái niệm này bao gồm nhiều vai trò khác nhau, từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai kỹ thuật, truyền thông, hậu cần, đến giám sát và đánh giá sau sự kiện.
Đội ngũ không chỉ là một tập thể nhân viên mà còn là một cỗ máy vận hành chuyên nghiệp , nơi tất cả các thành viên phải phối hợp nhịp nhàng, từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện, để đảm bảo mọi chi tiết đều hoàn hảo.
Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai?
Điều phối viên sự kiện
Theo tham khảo từ những người tham gia sự kiện KJC, vị trí đầu tiên trong đội ngũ tổ chức sự kiện là điều phối viên sự kiện. Điều phối viên sự kiện chịu trách nhiệm điều phối các bộ phận liên quan để thực hiện các công việc theo đúng tiến độ, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch đã đề ra.
Điều phối viên sự kiện phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc tốt. Đặc biệt, họ phải kiên nhẫn và có tầm nhìn bao quát về tất cả nhân viên ở mọi vị trí để nhanh chóng giải quyết và xử lý các sự cố bất ngờ, hướng đến mục tiêu cuối cùng là đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Điều phối viên sự kiện có thể làm việc cho các thương hiệu, công ty tổ chức sự kiện hoặc làm việc tự do để hỗ trợ tổ chức sự kiện. Dù lựa chọn nào, điều phối viên sự kiện cũng phải có khả năng xử lý công việc áp lực cao để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Người lập kế hoạch sự kiện
Người lập kế hoạch sự kiện còn được gọi là người lên kế hoạch cho sự kiện. Đây là người sẽ quyết định địa điểm và thời gian của sự kiện, chịu trách nhiệm về hậu cần cho sự kiện, cũng như các công việc khác như hậu cần và phục vụ tiệc.
Người lập kế hoạch sự kiện có trách nhiệm làm việc với bộ phận tài chính để đảm bảo sự kiện diễn ra hiệu quả trong phạm vi ngân sách được cho phép. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm đàm phán xin giấy phép từ các cơ quan chính phủ nếu sự kiện có yếu tố nhạy cảm hoặc gây tranh cãi. Do tính chất công việc, người lập kế hoạch sự kiện cần có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và khả năng giữ bình tĩnh để làm việc trong môi trường áp lực cao.
Quản lý sự kiện dịch vụ khách hàng
Quản lý Sự kiện Dịch vụ Khách hàng, còn được gọi là Quản lý Dịch vụ Khách hàng, là một nhân sự quan trọng trong tổ chức sự kiện. Vị trí này chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề của khách hàng nhằm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Người phụ trách vị trí quản lý dịch vụ khách hàng phải điềm tĩnh, lịch sự, có kỹ năng tâm lý và giao tiếp tốt, đồng thời có khả năng giải quyết xung đột giữa mọi người một cách khéo léo và thấu đáo. Ví dụ, khi khách hàng phàn nàn về một sự cố xảy ra trong sự kiện, người quản lý dịch vụ khách hàng phải bình tĩnh, trấn an khách hàng, đưa ra lời giải thích hợp lý và đề xuất giải pháp hợp lý để ngăn chặn sự cố leo thang. Họ cũng là người xử lý các phản hồi tiêu cực để không ảnh hưởng đến hiệu ứng truyền thông sau sự kiện.
Quản lý sự kiện
Quản lý sự kiện, còn được gọi là quản lý sự kiện, là người chịu trách nhiệm quản lý chất lượng tổng thể của sự kiện. Khác với điều phối viên chỉ điều phối nhân sự trong sự kiện, quản lý sự kiện có vai trò linh hoạt hơn. Họ chịu trách nhiệm toàn bộ sự kiện, làm việc trực tiếp với các bộ phận liên quan, và thậm chí có thể chỉnh sửa kịch bản và điều phối công việc nếu cần thiết trong trường hợp kịch bản có thay đổi bất ngờ. Nếu nhân viên trong nhóm gặp sự cố, họ có thể thảo luận trực tiếp với quản lý sự kiện để được hỗ trợ kịp thời.
Quản lý sự kiện
Quản lý sự kiện là nhóm nhân sự thực hiện các nhiệm vụ như: triệu tập các bên liên quan để xử lý công việc, hỗ trợ PG hoặc MC trong suốt sự kiện. Người quản lý cần chú ý sắp xếp và phân bổ hợp lý nhóm nhân sự này để tránh trùng lặp công việc, đảm bảo các giai đoạn được sắp xếp và phân bổ hợp lý.
Giám đốc sự kiện
Giám đốc sự kiện là giám đốc nghệ thuật, chịu trách nhiệm quản lý hiệu ứng âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, giám sát chất lượng biểu diễn… trong suốt sự kiện.
Trách nhiệm của đạo diễn sự kiện là đảm bảo kịch bản và ý tưởng chương trình được thực hiện nhất quán trong điều kiện tốt nhất có thể. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở: chỉ đạo các buổi biểu diễn và phối hợp với bộ phận sản xuất để đảm bảo sự kiện được tổ chức theo đúng kế hoạch.
Quản lý Tiếp thị/Quảng cáo
Quản lý tiếp thị/quảng bá sự kiện là vị trí tiếp theo trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Vị trí này có mặt tại sự kiện để ghi lại những khoảnh khắc quý giá. Từ đó, chúng được sử dụng làm nguyên liệu thô để tạo ra các ý tưởng truyền thông sau sự kiện.
Quản lý tiếp thị sự kiện chịu trách nhiệm quảng bá hình ảnh sự kiện, chẳng hạn như quay phim, chụp ảnh cho chương trình và các hoạt động truyền thông sau sự kiện để tăng giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Ngoài ra, họ còn tham gia cùng đạo diễn và quản lý sự kiện trong việc kêu gọi tài trợ để tăng doanh thu sự kiện.
Ý nghĩa của ekip trong sự kiện
- Đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy: Mỗi thành viên đảm nhận vai trò riêng, khi phối hợp nhịp nhàng giúp mọi công đoạn từ chuẩn bị, thực hiện đến kết thúc đều suôn sẻ.
- Tạo trải nghiệm tốt cho khách tham dự: Hậu cần, kỹ thuật, nhân sự, nội dung và truyền thông phối hợp để khách mời cảm thấy chuyên nghiệp và hài lòng.
- Nâng cao hiệu quả truyền thông và thương hiệu: Truyền thông, thiết kế và nội dung giúp sự kiện để lại dấu ấn lâu dài.
- Phát triển kỹ năng đội nhóm và chuyên môn: Các thành viên trong ekip học hỏi lẫn nhau, rèn luyện kỹ năng mềm và cứng trong môi trường thực tế.
- Bảo đảm an toàn và rủi ro được kiểm soát: An ninh và y tế luôn sẵn sàng, giảm thiểu sự cố và nguy cơ trong sự kiện.
Có thể nói, ekip tổ chức sự kiện là bộ máy vận hành không thể thiếu, quyết định sự thành công và chuyên nghiệp của chương trình.
Vậy, chúng tôi đã chia sẻ cụ thể với bạn về Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai? Ngoài những vị trí chủ chốt nêu trên, tùy theo quy mô sự kiện, chúng ta vẫn còn rất nhiều vị trí khác trong đội ngũ tổ chức sự kiện có thể kể đến như: nhân viên phục trang, giám sát trang phục, quản lý sân khấu, thiết kế ánh sáng, quản lý đạo cụ… Sự kiện càng lớn, càng có nhiều nhân sự riêng biệt chịu trách nhiệm đảm bảo sự kiện thành công.